数字化档案是指将纸质档案通过扫描仪或者数码相机等数码设备进行数字化加工，将其转化为存储在数字载体上，并能被计算机处理的图像或文本，以实现检索准确快捷方便、存储空间小、维护方便安全等功效。

其重要性：

顺应信息化社会发展的需要，随着信息化社会的飞速发展，现代电子计算机技术及通讯技术应用与发展越来越普及，由计算机网络构筑而成的数字化环境对我们影响越来越大。社会公众对档案信息的需求量不断增加，人们对信息共享的迫切性也越来越明显。数字化档案管理体系可以让每一位利用者在任何时间，任何地点进入档案管理系统，查询自己需要的档案信息，不受时间和空间的限制。

提高经济效益，以前一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用为解决档案管理难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。能提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为无墙界档案，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

增强档案原件保护，将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

要实现档案管理的数字化，卓晖认为最关键的动作就在于需要将纸质的档案，例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中，不仅需要相关硬件，关键是用专业的软件实现。即专门针对档案管理进行开发设计。